Privacy
Privacyverklaring en werking van Caracal
De informatie die met behulp van Caracal wordt verzameld, is onderdeel van de verplichte kwaliteitszorg en wordt gebruikt ter evaluatie van cursussen en andere onderdelen van het onderwijs.
De opzet en inhoud van de evaluaties valt onder verantwoordelijkheid van de onderwijsorganisatie.
Hieronder wordt uitgelegd welke persoonsgegevens er worden verzameld en hoe die binnen het systeem worden gebruikt.
Persoonsgegevens die worden verzameld
Caracal legt gegevens van gebruikers vast die nodig zijn voor een correcte werking van het evaluatiesysteem. Caracal haalt deze informatie uit universitaire bronsystemen. Voor studenten en docenten gaat het om de volgende persoonsgegevens: - Solis-id / studentnummer - naam - e-mailadres
Daarnaast kan Caracal uit Osiris de koppeling opvragen tussen studenten/docenten en cursus(inschrijving) voor een automatische koppeling. Gebruikers kunnen ook op basis van naam of Solis-id handmatig aan een evaluatie worden gekoppeld.
De resultaten die door studenten zijn behaald voor een bepaalde cursus, worden door Caracal uitsluitend in geaggregeerde vorm uit Osiris opgehaald. Dat wil zeggen dat in Caracal alleen gemiddelden opslaat (en eventueel toont) voor een gehele cursus, nooit de resultaten van een individuele student. Dat geldt ook voor de rapportages die Caracal uit een evaluatie maakt.
Rollen in Caracal
Gebruikers kunnen in Caracal een specifieke rol krijgen, met betrekking tot de evaluatie waaraan zij zijn gekoppeld.
Studenten zijn in het algemeen deelnemer van een evaluatie, en docenten in het algemeen eigenaar.
Daarnaast zijn er personen die de rol van key-user hebben, waarmee zij het evaluatieproces kunnen ondersteunen. Deze worden meestal door de onderwijsorganisatie aangewezen.
Ten slotte zijn er personen in de rol manager die inzage hebben in de resultaten van evaluaties; dit zijn bijvoorbeeld onderwijsdirecteuren, onderwijsmanagers, en leden van Onderwijsadviescommissies.
Koppeling van personen aan evaluaties: anonimiteit
Voor de werking van het systeem is het noodzakelijk om een deelnemer of eigenaar te kunnen koppelen aan een evaluatie. De koppeling blijft in ieder geval bestaan zolang de evaluatie open staat voor invullen, zodat deelnemers nog terug kunnen gaan naar hun eigen respons in de evaluatie.
Afhankelijk van de wens van de opleiding kan de koppeling na sluiting van de evaluatie worden verbroken. De evaluaties zijn dan volledig geanonimiseerd, deelnemers kunnen niet langer hun eigen respons zien.
Daarnaast kan een deelnemer na invullen van een evaluatie ervoor kiezen de koppeling op dat moment te verbreken. In dat geval wordt de betreffende evaluatie meteen geanonimiseerd. De deelnemer kan niet langer zijn individuele respons zien.
In de rapportage die Caracal van een evaluatie maakt, zijn nooit persoonsgegevens van deelnemers te vinden.
Herleidbaarheid van evaluaties: anonimiteit
In géén van bovengenoemde rollen kan een verband worden gelegd tussen de antwoorden op een evaluatie en de deelnemer die die antwoorden heeft gegeven. Wel kan een deelnemer zijn eigen respons op een evaluatie zien, zolang de koppeling tussen gebruiker en evaluatie nog bestaat.
In de rapportage die Caracal van een evaluatie maakt, zijn nooit persoonsgegevens van deelnemers te vinden.
Wanneer een deelnemer aan een evaluatie in het antwoord op een open vraag zijn of haar identiteit (indirect) prijsgeeft, is dat de verantwoordelijkheid van de deelnemer.
Versturen van berichten aan gebruikers
Het versturen van berichten aan gebruikers vanuit Caracal gebeurt op een zodanige manier dat gebruikers die zo'n mail (laten) versturen, nooit inzage hebben in de individuele geadresseerden.
Een eigenaar kan bijvoorbeeld vanuit Caracal herinneringen sturen aan deelnemers die nog geen respons hebben gegeven. De eigenaar kan echter op geen enkele manier zien om welke deelnemers het dan gaat.
Zichtbaarheid van persoonsgegevens voor gebruikers
Persoonsgegevens (Solis-id/studentnummer, naam, mailadres) worden in Caracal alleen getoond wanneer voor een evaluatie moet worden aangegeven wie de eigenaren en wie de deelnemers van de evaluatie zijn.
Een deelnemer aan een evaluatie ziet geen persoonsgegevens van andere deelnemers.
Een eigenaar van een evaluatie kan alleen de persoonsgegevens zien van deelnemers aan de betreffende evaluatie.
Een key-user kan alleen de persoonsgegevens zien van de eigenaren en deelnemers aan evaluaties die onder het beheer van die key-user vallen.
Een manager ziet geen persoonsgegevens van eigenaren en deelnemers.
Zichtbaarheid van de resultaten van een evaluatie: publicatieinstellingen
Caracal kent een fijnmazig systeem voor de zichtbaarheid van resultaten van een evaluatie, de rapportage.
Zo kan er onderscheid gemaakt worden tussen zichtbaarheid van de rapportage voor deelnemers aan een evaluatie en voor gebruikers die geen deelnemer zijn geen geweest. Ook kan er voor de inhoud van de rapportage onderscheid gemaakt worden tussen de zichtbaarheid van antwoorden op gesloten en op open vragen.
De publicatieinstellingen kunnen per evaluatie worden aangepast. De precieze instelling wordt bepaald door de onderwijsorganisatie die verantwoordelijk is voor de betreffende evaluatie.
Export van gegevens
Onder bijzondere voorwaarden is het mogelijk om een export te maken van de gegevens uit (een groep van) evaluaties. Deze export gebeurt slechts dan nadat de verantwoordelijke onderwijsorganisatie daarvoor toestemming heeft gegeven. Een dergelijke export is te allen tijde volledig geanonimiseerd, dat wil zeggen dat er nooit persoonsgegevens van deelnemers kunnen worden geëxporteerd.
Exports kunnen bijvoorbeeld worden gemaakt om de data voor verdere analyse in een ander pakket zoals SPSS te kunnen importeren.
Heeft u nog vragen?
Voor vragen over privacy en het gebruik van gevoelige gegevens binnen Caracal kunt u contact opnemen met het Caracal-team: caracal@uu.nl
Voor vragen over de opzet, uitvoeringen, verwerking en publicatie van evaluaties kunt u het best contact opnemen met uw eigen onderwijsorganisatie (bijvoorbeeld via Onderwijs- en Studentenzaken).